Arbete

Vasakronan är Sveriges största fastighetsbolag med drygt 300 anställda och med närmare 200 fastigheter värda 170 miljarder enligt den senaste värderingen.

Företaget har deltagit i projektet UUA – Universell utformning av arbetsplatser, som leds av Akademikerförbundet SSR i samarbete med bland annat Funktionsrätt Sverige och flera stora företag. Rätt från början har träffat Sara Johansson, som jobbar med arbetsmiljö och rekrytering på Vasakronan, har haft uppdrag för UUA och bland annat medverkat i en av Rätt från börjans konferenser.

Vad har du lärt dig via UUA?

– Jättemycket. Vi kanske inte använder själva termen universell utformning hela tiden och det kan också tas emot på olika sätt, men en förändring är att vi på Vasakronan tidigare utgick från de befintliga arbetstagarna och anpassade efter deras olika längd, vikt och styrka men nu involverar fler för att få in fler perspektiv, säger Sara Johansson.

Ett arbetssätt inom universell utformning är att utgå från användare med störst behov för att komma fram till något som passar alla. Kommer man till exempel in med en stor (och tung) permobil genom en dörr så kommer de allra flesta in. Men människor ska inte behöva pekas ut som en viss typ av användare.

Se personen istället för funktionsnedsättningen

Universell utformning handlar också om att räkna med att alla kan få – och med tiden får – någon funktionsnedsättning.

– Och då måste man ju kunna fortsätta jobba. Vi kan inte utgå från att den som har en funktionsnedsättning inte kan jobba. Att tänka i de banorna kan också hjälpa oss som passar in i normen att se personen istället för funktionsnedsättningen när vi träffar någon för första gången.

Enligt hemsidan vill Vasakronan bedriva en ekonomiskt, miljömässigt och socialt hållbar verksamhet. Visionen är ”den goda staden där alla människor trivs”. Alla ska känna sig inkluderade i fastigheterna som även ska vara estetiska, trygga, säkra och främja hälsa och välmående. Målet är också att vara en attraktiv arbetsgivare med mångfald och en inkluderande företagskultur.

Sara Johansson menar att det inte varit helt enkelt att veta hur man ska rekrytera bredare, till exempel nå personer med funktionsnedsättning. Hon tror inte att det förekommer någon medveten diskriminering på företaget, men konstaterar att det kan vara svårt att veta om de som ansöker har någon funktionsnedsättning – om det inte omnämns i personligt brev eller CV.

– Kanske utestänger vi omedvetet vissa.

Sara Johansson tar rekryteringsannonser som exempel. Hur ska de utformas så att alla känner sig lika välkomna att söka. Ska det till exempel finnas en ljudfil med annonsen?  

– Visst finns hjälpmedel som läser upp text men samtidigt borde det vara bekvämare för vissa att slippa läsa via hjälpmedel, funderar Sara.

Viktigt med förebilder

Det handlar också om att sända vissa signaler. Om exempelvis hemsidan bara har bilder eller figurer som liknar vissa personer kan andra känna att detta företag nog inte är något för dem. På liknande sätt sänder sammansättningen man ser på ett kontor vissa signaler. För några år sedan påpekade en besökare att det inte fanns någon som hen kunde identifiera sig med på kontoret, möjligen städpersonalen – men den var heller inte där samtidigt.

– Förebilder och identifikation är viktigt när man söker jobb, menar Sara. Ser man någon som är som en själv tänker man att detta kan nog vara ett jobb som passar även mig.

Hela organisationen behöver tänka om

För Sara handlar universell utformning om att ställa frågor, att lära sig nytt och tänka bredare än vad man är van vid. Ledningen måste vara redo att förstå andra perspektiv och tänka om – och sedan lära nytt och göra om. Men det gäller egentligen hela organisationen. Alla medarbetare måste vara öppna för att ifrågasätta sina egna idéer och möta människor som är olika en själv och lyssna på deras erfarenheter.

Men Sara tror inte på traditionella inlevelseövningar där man provar att sitta i rullstol några minuter och går runt med ögonbindel.

– Om du inte är beroende av rullstol så vet du ju hela tiden att du när som helst kan resa dig. Du förstår inte vad själva beroendet innebär och hur det känns. Istället för att ”gå i någon annans skor” är det bättre att lyssna på olika berättelser om hur du kan uppleva miljöer, funderar hon.

Nytt huvudkontor med flexibla arbetsplatser

Vasakronans hela affärsidé handlar att utforma arbetsplatser där människor trivs och utvecklas. Det är detta Vasakronan hjälper sina kunder med. Därför är det en utmaning att själv leva upp till idealen. Detta har ställts på sin spets när företaget nyligen öppnade ett nytt huvudkontor i Stockholm. Här tänker man mycket på ljuset och att förmedla en känsla av natur genom gröna växter, men även på ljudmiljö och doft.

Det finns också många olika typer av arbetsplatser som ger stor möjlighet till variation för alla medarbetare. Det läggs mycket fokus på att den teknik och de digitala hjälpmedel som finns på kontoret ska vara enkla att använda och därmed minska risken för ”digital stress”.

– Man ska helt enkelt må bra där, säger Sara.

I processen med nytt kontor har man försökt ta in så många perspektiv som möjligt, bland annat genom en stor referensgrupp.

– Men vi märker såklart i efterhand att vi inte tänkt på allt, säger Sara. I praktiken är det omöjligt att tänka på alla perspektiv och skapa en arbetsplats som passar alla. Men vår styrka är att vi är öppna för att göra om och hela tiden förändra miljöerna. Och att det budgeteras för ständiga förändringar.

Alla anställda behöver involveras

Sara betonar att alla anställda måste involveras så tidigt som möjligt när en ny arbetsplats designas eller byggs om. Det duger inte att först ta fram ett lösningsförslag som man ber om synpunkter på, Istället är det själva problemet som ska läggas fram och lösningarna diskuteras med dem som berörs.

Ett exempel på involverande process på Vasakronan var en stor ”open space”- övning där hela företaget deltog. Alla idéer dokumenterades och togs sedan upp i ledningens affärsplanering.

– Det fick effekten att några sedan kunde se att deras förslag hade förverkligats och bidragit till företagets mål. Många fick känna att man lyssnar på dem och att det de sagt varit viktigt.

Men att involvera många människor tar tid. Vasakronan tog till rejält med tid och resurser för projektplaneringen inför flytten. Och vissa lösningar får kosta lite mer om de är inkluderande och höjer kvaliteten.

– Tidspress är ofta en större utmaning än budgeten, säger Sara Johansson.

Ambitionen är att överträffa minimikraven

Sara Johansson menar att det inte alltid räcker att följa gällande regelverk och riktlinjer. För att arbetsplatsen verkligen ska fungera för alla behövs ibland lösningar som går utöver minimikraven. Enligt de krav som ställs idag räcker det exempelvis att ett brandlarm har ljud när det finns sprinklers i lokalen. Det behöver inte ha någon ljussignal.

– Men en viktig fråga som vi tappar bort då är hur vi skapar en miljö där en person med en hörselnedsättning känner sig trygg, säger Sara.

I rollen som byggherre har Vasakronan en ambition att överträffa minimikraven, men det är inte alltid det lyckas.

– Här har också våra politiker en viktig uppgift att hela tiden se över och skärpa riktlinjer och lagkrav.

Text: Emil Erdtman

Ett år har passerat sedan pandemin i grunden förändrade vardagen för oss alla – inte minst i arbetslivet. Vilka lärdomar kan dras av detta första år?

– Det är högst aktuellt att belysa den individuella variationen av förutsättningar i arbetslivet för att öka möjligheten till god hälsa vid distansarbete, säger Linda Widar, arbetsmiljöforskare Högskolan i Gävle.

Onsdagen den 24 mars arrangerade Funktionsrätt Sveriges projekt Rätt från början och Lärandeforum UUA – Universell utformning av Arbetsplatser ett webbinarium med fokus på arbetsmiljökonsekvenserna av det ofrivilliga hemarbetet. Linda Widar, arbetsmiljöforskare Högskolan i Gävle, framhöll att den främsta utmaningen med att arbeta hemifrån är just att arbetet kryper in i hemmet.

– Det kan göra det svårt att separera arbetstiden från fritiden. På en arbetsplats finns strukturer, för raster, luncher och så vidare.

Effektivitet kan vara resultatet av dåliga arbetsrutiner

Linda Widar hänvisar under webbinariet till forskning som visar att många glömmer att ta pauser och börjar jobba mer tid, även på kvällar och helger, när arbetet flyttar in i hemmet. Hon menar att den ökade effektivitet vi ser under pandemin kan vara ett resultat av dåliga arbetsrutiner. Det här kan på sikt leda till utmattning och ökad sjukskrivning.

– Många studier visar också att anställda kan känna sig socialt isolerade och utanför den organisatoriska gemenskapen när de arbetar på distans, vilket också kan påverka arbetsmotivation och lojalitet mot arbetsgivaren.

Men det finns också positiva aspekter av hemarbetet. Många upplever en frihet och mår bra av att kunna välja att arbeta hemifrån utifrån sina egna behov. Linda Widar lyfter fram tre faktorer som särskilt betydelsefulla för att anställda ska må bra när de arbetar hemifrån – Stöd genom ledarskap, tillit och tydliga förväntningar.

– Framförallt påpekar forskningen vikten av socialt stöd, att chefen upprätthåller en god kommunikation, bekräftar och möter de anställda i deras arbete. Det kan till exempel göras genom att hålla regelbundna, förutsättningslösa samtal där man fokuserar på hur anställda mår och hur det går för dem i deras arbete.

Ansvaret har förskjutits på de anställda

Linda Widar påpekar hur viktigt det är med tillit mellan anställd och chef för att medarbetare ska förstå vad som förväntas vid hemarbete och för att de ska skapa hållbara rutiner. Här är det en stor hjälp att ta fram policys som är anpassade för hemarbete.

– Men jag har sett att arbetsgivare i många verksamheter har förskjutit ett stort ansvar på de anställda att kunna ”leda sig själva”. Det förutsätter att alla anställda har samma förutsättningar att skapa rutiner för distansarbete, men så är ju inte alltid fallet. Risken är att anställda får ojämlika arbetsvillkor. Det är högst aktuellt att belysa den individuella variationen av förutsättningar i arbetslivet för att öka möjligheten till god hälsa vid distansarbete, säger Linda Widar.

Utmaningar för personer med NPF har förvärrats under pandemin

Vid webbinariet medverkade även Eric Donell, vice ordförande för Riksförbundet Attention som berättade om hur pandemin påverkar personer med NPF, neuropsykiatriska funktionsnedsättningar.

– Det är en mycket heterogen grupp, som både rymmer personer som fungerar ovanligt bra och ovanligt dåligt vid en pandemi vid det här slaget. Men man förstår de utmaningar den här gruppen har mött när man tittar på den sårbarhet som gruppen haft innan och som förvärrats under pandemin. Personer med NPF har till exempel en ökad risk för socialt utanförskap, arbetslöshet, ekonomiska svårigheter och depression.

Eric Donell berättar att Riksförbundet Attention gjorde en enkätundersökning tidigt under pandemin om hur medlemmarna påverkades under pandemin. 8 av 10 svarade att de påverkades av pandemin på ett eller annat sätt.

– Några beskrev hur rutiner som kullkastas, oro och ångest som ökar, isolering som blir värre, bristfällig anpassning i skolan blir sämre, inställd vård och intyg till försäkringskassan fördröjs, kontaktpersoner och kontaktfamiljer försvinner, mer ansvar för undervisning i skolan om man har barn läggs på redan hårt pressade föräldrar.

Har accentuerat en brist som redan fanns

Men Eric Donell framhåller också att familjer med NPF kan ha varit socialt isolerade i många år och att en del beskrivit i enkätsvaren att de upplevde att pandemin var utjämnande. De var ju redan ”det nya normala”.

– Nu börjar vi skönja ljuset i tunneln, men frågan är i vilket skick vi kommer ut. Pandemin här har accentuerat en brist som vi redan visste fanns. Om den har lärt oss något så är det just att de svagaste drabbas hårdast. Nu är det dags att använda den kunskapen.

Eric Donell betonar också att det finns de personer med NPF som under pandemin äntligen kunnat känna sig ”normala”. De som kunnat lägga sin energi på arbetsuppgifterna, istället för att kämpa för att vara sociala på jobbet.

– Nu spelar de äntligen på samma planhalva som alla andra och kan visa vad de kan. Det är viktigt att den här lärdomen tas tillvara, så att de får fortsätta arbeta på ett sätt som passar dem, även efter pandemin. Vi ska inte nödvändigtvis tvinga in dem till arbetsplatserna igen, men har inte råd att förlora allt de kan bidra med.

Den 18 januari arrangerade Myndigheten för delaktighet, MFD, heldagskonferensen Delaktighetsdagen – i år med fokus på hur universell utformning kan användas som ett sätt att arbeta med hållbar utveckling och för att förverkliga Agenda 2030. Rätt från börjans doktorand och medarbetare Emil Erdtman deltog i ett panelsamtal och betonade att universell utformning inte bara är ett tänkesätt.

– Det är dags att vi börjar prata om universell utformning som ett konkret sätt att arbeta. Genom projektet Rätt från början har vi sammanfört funktionsrättsrörelsen med företag och andra organisationer för att utveckla kunskapen i konkreta utvecklingsprojekt. Vi har exempelvis tagit fram ”personas” tillsammans med ett stort bostadsföretag, som de kan utgå ifrån när de designar framtidens bostäder. Vi jobbar också med en designbyrå som bygger om en grundskola.

Det finns hjälpredor

Emil Erdtman berättade också att det finns ”hjälpredor” i arbetet, bland annat en ny europeisk processtandard, SS-EN 17161, där universell utformning beskrivs som en arbetsprocess för att skapa tillgängliga lösningar. En poäng med standarden är att visa hur organisationer kan bli mer inkluderande och vidga spektrumet av användare för sina produkter och tjänster. Standarden kan även användas för att skapa ett hållbart arbetsliv.

– Om man utgår från de som redan finns på en arbetsplats cementerar man lätt vissa företeelser. En bra checkfråga i arbetet med universell utformning är därför: Vilka är det som inte är här idag? sade Emil Erdtman, som framhöll vikten av att se universell utformning och hållbarhet som nära sammanlänkade.

Emil Erdtman är processledare i projektet Rätt från början, men skriver också en avhandling om universell utformning vid Certec på Lunds universitet.

Ett praktiskt verktyg

Andreas Johansen är utvecklingsledare för universell utformning på fastighetskontoret i Göteborgs Stad. Han höll med Emil Erdtman om vikten av att universell utformning används som ett praktiskt verktyg.

– Alla som har samlats här är överens om att delaktighet är viktigt, men universell utformning är det verktyg som hjälper oss förstå hur vi ska göra för att skapa delaktighet. Det är ett verktyg som visar hur vi på ett systematiskt sätt kan möta den mångfald som faktiskt finns i samhället idag.

Lösningar som ”träffar där de ska”

Malin Ekman Aldén, generaldirektör för MFD, deltog också i paneldiskussionen och betonade att universell utformning kan vara ett viktigt instrument som hjälper till att lösa stora samhällsutmaningar i kommunerna och samhället i stort.

– Man behöver hitta lösningar i kommunerna som fungerar för merparten av de som bor där. Det viktiga är att hitta sätt att få med så många behov som möjligt och också involvera de som representerar behoven genom hela utvecklingsprocessen. Då vinner man bra lösningar som träffar precis där de ska, men också medborgare i kommunen som bidrar till att utveckla det gemensamma arbetet, sade Malin Ekman Aldén.

Är det växande hemarbetandet en tickande bomb för psykisk ohälsa? Kan erfarenheterna under pandemin ge upphov till nya lösningar som förbättrar tillgänglighet och stärker inkludering i arbetslivet?

Det var temat för ett webbinarium som arrangerades av Rätt från början och RSMH:s projekt Arbete trots psykisk ohälsa den 22 september. Du kan se hela webbinariet i spelaren nedan, eller direkt på Youtube via länken https://www.youtube.com/watch?v=8SDrcnQSsVM

Folkhälsomyndigheten har uppmanat till fortsatt hemarbete under hösten. Myndigheten och statsepidemiolog Anders Tegnell har även varnat för att en av de stora riskerna med hemarbete är psykisk ohälsa.

I webbinariet diskuterades arbetslivets utmaningar och möjligheter i spåren av pandemin. Vi tog avstamp i principen om universell utformning, som handlar om att utgå från ett mångfaldsperspektiv när samhället utformas.

Förutom de båda projekten medverkade Mikael Klein, intressepolitisk chef på Funktionsrätt Sverige.

Medverkande:

Diana Chafik, projektledare, Rätt från början
Beatrice Ikonen, projektledare, Arbete trots psykisk ohälsa
Emil Erdtman, doktorand, Certec
Tor Gustafsson, kommunikatör, Rätt från början
Erik Järvelä, kommunikatör, Arbete trots psykisk ohälsa
Mikael Klein, intressepolitisk chef, Funktionsrätt Sverige

Från och med i januari 2021 måste nya eller ombyggda arbetsplatser utformas så att de är tillgängliga redan från början. Det framgår av Arbetsmiljöverket nya föreskrifter för Arbetsplatsens utformning (AFS 2020:1), där principen om universell utformning varit en tydlig utgångspunkt.

– Förändringen är tänkt att göra det tydligare för arkitekter och byggherrar vad som gäller. Vi skärper kraven och gör det tydligt att byggnader ska vara tillgängliga i sin helhet, säger Ewa Krynicka Storskog, arkitekt och handläggare på Arbetsmiljöverket.

Nya krav utifrån universell utformning

De nya tillgänglighetskraven formuleras i flera olika paragrafer och gäller vid projekteringen av nya eller ombyggda arbetsplatslokaler, som ska utformas på ett sådant sätt ”att de blir så tillgängliga att så många som möjligt kan använda dem på lika villkor, även personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga och personer med allergier.”

– När vi skriver så tänker vi just en universell utformning som ska gynna så många som möjligt och att arbetsplatser redan från början ska utformas inkluderande och universellt, så att samhället blir så tillgängligt som möjligt. Vi ser det som att det kommer alltid finnas ett behov av personliga anpassningar på arbetsplatser, men grunden eller basen ska finnas där från början och hålla en väldigt bra nivå.

Kraven för tillgänglighet har lagts under rubriken ”Projektera för en god arbetsmiljö”. Tanken har just varit att understryka att tillgängligheten är en del av en god arbetsmiljö. Om arbetet kräver en viss funktionsförmåga tillåts undantag från kraven, men bara för den del av lokalen där den aktuella funktionsförmågan behövs för att arbete ska kunna utföras.

”Rätten att utrymma ska gälla alla”

Ewa Krynicka Storskog betonar att Arbetsmiljöverket nu ställer krav på sådant som är svårt eller ibland omöjligt att få till i efterhand i en befintlig byggnad. Det handlar exempelvis om tillräckliga och välplanerade areor där man kan använda en mindre utomhusrullstol, inte bara vid vanligt arbete utan även vid utrymning.

– Det är självklart att rätten att utrymma ska gälla alla.

Allmänna råd om tillgängliga lösningar

Det finns också allmänna råd som listar olika egenskaper som bidrar till att göra lokaler tillgängliga för så många som möjligt. Det kan handla om sammanhängande taktila ledstråk, kontrasterande färgsättning, inga nivåskillnader, automatiska dörröppnare eller god taluppfattbarhet.

Men det finns också delar i de nya föreskrifterna som inte uttryckligen handlar om tillgänglighet, men ändå kan bidra till att exempelvis förbättra den kognitiva tillgängligheten på arbetsplatser. Ewa Krynicka Storskog lyfter exempelvis fram vikten av att kunna orientera sig på ett enkelt sätt.

– Förbindelseleder ska vara utformade och dimensionerade så att arbetstagarna kan förflytta sig utan risk för olycksfall eller ohälsa. Och det innebär både att kunna förflytta sig utan risk för skador, och att kunna orientera sig på ett enkelt sätt, men också att antalet personalutrymmen, och deras placering, storlek och inredning ska vara anpassat till bland annat arbetstagarnas funktionsförmåga.

Ökad medvetenhet om tillgänglighet

Det är ett viktigt och efterlängtat arbete som Arbetsmiljöverket nu presenterat. De nuvarande föreskrifterna (AFS 2009:2) om arbetsplatsens utformning hör till de mest använda i Arbetsmiljöverkets författningssamling. Utmaningen inför arbetet med de uppdaterade föreskrifter som träder i kraft efter årsskiftet har varit att få föreskrifterna mer överskådliga, tydliga och med sin tid.

Sedan de nuvarande föreskrifterna om arbetsplatsens utformning började gälla, har vissa förhållanden på arbetsmarknaden förändrats. Det har bland annat blivit vanligare med distansarbete och inhyrd arbetskraft.

– Men det finns dessutom en allmänt ökad medvetenhet om att tillgänglighetsperspektivet på arbetsplatser bör förstärkas, säger Ewa Krynicka Storskog.

Läs mer om de nya föreskrifterna:
Arbetsplatsens utformning (AFS 2020:1)
Jämförelse mellan de nuvarande föreskrifterna och de nya

Universell utformning av arbetslivet kräver ett helhetstänkande – att vi slutar tänka i stuprör. Men då behövs en rejäl förändring av sättet att tänka i många organisationer.

– En del jobbar inte ens i stuprör – de jobbar i sugrör, säger Daniel Hjalmarsson från Akademikerförbundet SSR och projektet UUA, i introduktionen av en workshop om Universell utformning av arbetsplatser.

Vad behövs för att arbetsplatser ska fungera för personer med funktionsnedsättning? Vilka perspektiv måste finnas med redan från början? Det är några av de övergripande frågeställningar som diskuteras när projektet UUA håller i en workshop om Universell utformning av arbetsplatser.

Upplägget är interaktivt utifrån Open Space-metoden. Vi går runt mellan stationer där alla kan ge sin input till de fyra olika perspektiv som projektet arbetar med. Det handlar om arbetsplatsens fysiska utformning, den sociala arbetsmiljön, rekryteringen och kompetensförsörjningen, men även om arbetsorganisation och ledarskap.

Bland de medverkande finns representanter från olika medlemsförbund inom funktionsrättsrörelsen, som också får en rundvandring i Vasakronans lokaler i centrala Stockholm, där hela arbetsplatsen fått vara med i utformningen av det öppna kontorslandskapet med aktivitetsbaserade arbetsplatser.

Vad fungerar bra och vilka problem kan uppstå för olika användarpersoner med skilda krav på tillgänglighet? Efter rundvandringen reflekterade deltagarna kring den övergripande planeringen av lokalerna, men även detaljer i utformningen som heltäckningsmattor och glasmaterial i väggarna.

Vid en avslutande diskussion fördes perspektiven samman och gav prov på det helhetstänkande som kännetecknar universell utformning.